Наказ 124 регламентує порядок ведення діловодства у Збройних Силах України. Він містить основні правила оформлення документації, обліку вхідних і вихідних документів, а також вимоги до збереження службових паперів.
Інструкція з діловодства у Збройних Силах України
Інструкції з діловодства у Збройних Силах України які упорядковуються наказом МОУ 124, регламентують порядок ведення документації у військових частинах, органах управління та інших структурах Міністерства оборони України. До основних положень Інструкції з діловодства в ЗСУ відноситься:
- Вимоги до оформлення документів. Документи мають оформлюватися відповідно до державних стандартів, використовуються уніфіковані форми та бланки з відповідними реквізитами та обов’язкове зазначення грифів обмеженого доступу, якщо це необхідно.
- Реєстрація та облік документації. Всі вхідні, вихідні та внутрішні документи підлягають реєстрації, використовуються спеціальні журнали реєстрації. Документи можуть зберігатися в електронному вигляді або в паперовій формі.
- Класифікація документів. За ступенем важливості: звичайні, службові, секретні та за типом: накази, розпорядження, протоколи, довідки, звіти.
- Збереження та архівування. Всі службові документи зберігаються у визначених підрозділах, визначається строк зберігання кожного виду документів та ведеться контроль за своєчасним знищенням документів, які втратили актуальність.
Наказ 124 є обов’язковим для всіх підрозділів ЗСУ, військових частин та структурних підрозділів Міністерства оборони України.
Журнали обліку згідно наказу 124
Згідно з Наказом 124 МОУ, у військових частинах та установах Міністерства оборони України обов’язково ведуться спеціалізовані журнали обліку документації, які забезпечують правильну реєстрацію, контроль та збереження документів. Основні журнали обліку згідно з Наказом 124 МОУ:
- Журнал реєстрації вихідних документів. Призначений для обліку всіх офіційних документів, що надсилаються військовою частиною або установою.
- Журнал реєстрації вхідних документів. Використовується для обліку всіх отриманих документів від інших установ, підрозділів та організацій.
- Журнал реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування" (ДСК). Цей журнал ведеться окремо для документів, що мають гриф "Для службового користування" (ДСК) і потребують особливого порядку збереження.
- Інвентарний журнал обліку справ, які знаходяться на архівному зберіганні. Цей журнал необхідний для контролю та збереження документів, які передані до архіву військової частини або установи.
Журнали обліку, що відповідають вимогам Наказу №124, мають містити такі обов'язкові реквізити: номер і дата реєстрації документа, тип документа, його короткий зміст, адресат, спосіб відправлення та підпис відповідальної особи. Вони мають бути ведені без помилок і дописок, щоб забезпечити збереження достовірної інформації про всі вихідні документи організації.
Наказ 124 моу купити та журнали обліку можна, наприклад, на сайті ukroblik.com.ua, де пропонуються готові до використання варіанти, що відповідають вимогам Наказу №124. Крім того, компанія надає можливість замовити друк журналів обліку, які будуть виготовлені з урахуванням усіх стандартів і специфікацій, що регламентуються законодавством.
Журнал реєстрації вихідних документів: призначення та правила ведення
Згідно з Наказом Міністерства оборони України №124, що регулює організацію документообігу в військових та інших державних установах, журнал реєстрації вихідних документів є обов'язковим для забезпечення чіткої та прозорої реєстрації всіх документів, що надходять з організації до зовнішніх адресатів. Цей наказ надає конкретні вказівки щодо правил ведення таких журналів і визначає вимоги до фіксації даних, що стосуються вихідних документів.
Основна функція Журналу реєстрації вихідних документів – це систематизація та контроль відправлених документів. Його ведення дозволяє:
- Забезпечити облік усіх офіційних паперів, що надсилаються.
- Легко знаходити потрібний документ за датою або реєстраційним номером.
- Підвищити рівень відповідальності працівників за документообіг.
- Запобігти втраті важливих документів.
Згідно з наказом, ведення журналу реєстрації вихідних документів має бути організовано таким чином, щоб забезпечити його доступність для перевірок і аудиту, а також для збереження документів у разі необхідності. Для цього встановлюються чіткі процедури контролю за записами, зокрема регулярні перевірки правильності заповнення журналу.
Порушення правил ведення журналу, як і несанкціоноване відправлення важливих документів без належної реєстрації, може призвести до порушень у документообігу, що негативно впливає на ефективність роботи організації та створює ризики для її юридичної безпеки.
Журнал реєстрації вхідних документів: особливості ведення та значення
Основна мета Журналу реєстрації вхідних документів – це контроль, систематизація та оперативний доступ до всієї отриманої кореспонденції. Ведення цього журналу дозволяє:
- Фіксувати факт отримання кожного документа.
- Визначати відповідальну особу за опрацювання вхідної документації.
- Легко знаходити необхідні документи за датою, номером або відправником.
- Забезпечити збереження та контроль документів відповідно до вимог службового діловодства.
Журнал реєстрації вхідних документів містить ключові поля, які заповнюються при реєстрації кожного вхідного документа. У записах фіксується дата отримання, реєстраційний номер, відправник, короткий зміст та відповідальна особа. Це дозволяє чітко контролювати рух документів, їхній розгляд та подальше виконання. Для забезпечення ефективного документообігу записи в журналі ведуться в хронологічному порядку без пропусків і виправлень
Де купити журнали обліку?
Придбати журнали обліку, що відповідають вимогам Наказу 124 МОУ, можна у спеціалізованих магазинах або на перевірених онлайн-платформах. Один із надійних варіантів – магазин ukroblik.com.ua, де представлений широкий вибір облікових журналів для військових частин, державних установ та організацій.
На сайті можна знайти готові варіанти журналів, включаючи ті, що необхідні для ведення документації згідно з Наказом №124. Крім того, ukroblik.com.ua надає можливість замовити виготовлення журналів за індивідуальними вимогами, що дає змогу отримати продукцію, яка відповідає всім нормативам і стандартам.
Журнали обліку мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою відповідальної установи. Це необхідно для уникнення фальсифікацій та втрати інформації. Кожен запис має здійснюватися чітко, без пропусків або виправлень, а в разі допущення помилки необхідно робити відповідну позначку із зазначенням особи, яка внесла виправлення.